Czy nowe przepisy o przejrzystości wynagrodzeń odeślą klasyczne arkusze kalkulacyjne do lamusa? HR potrzebuje nowej architektury danych
Wdrażanie dyrektywy o transparentności wynagrodzeń to nie tylko wyzwanie prawne i organizacyjne dla działów HR. To także test dojrzałości technologicznej firm. Pracodawcy będą wartościować stanowiska, przypisywać pracowników do odpowiednich poziomów wynagrodzeń, analizować lukę płacową oraz przygotowywać informacje o pensjach z uwzględnieniem wszystkich zmiennych. W praktyce może to oznaczać pracę na dużej skali wrażliwych danych, których obsługa wyłącznie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych może stać się mniej efektywna i bardziej podatna na błędy.
Przez lata tabelki w arkuszach kalkulacyjnych były naturalnym narzędziem wspierającym raportowanie kadrowo-płacowe. W wielu organizacjach do dziś to właśnie za ich pomocą przygotowuje się dane do analiz, raportów płacowych czy zestawień przekazywanych zewnętrznym dostawcom. Według globalnego raportu Sapient Insights (Annual HR Systems Survey), nawet w dużych organizacjach ponad 60% zespołów HR nadal używa Excela. Przy ograniczonej skali wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych mogło się sprawdzać. Wyzwanie może jednak pojawić się wtedy, gdy organizacja będzie musiała regularnie aktualizować dane, porównywać wynagrodzenia, badać średnie i mediany, analizować lukę płacową oraz odpowiadać na pytania pracowników – takie wymogi wprowadzą krajowe przepisy dotyczące przejrzystości wynagrodzeń.
– Arkusz kalkulacyjny przez lata był podstawowym narzędziem pracy wielu działów HR. Wraz z nadejściem przepisów o transparentności wynagrodzeń zmieni się jednak skala i częstotliwość pracy na danych. Wartościowanie stanowisk, analiza mediany i średniej wynagrodzeń, badanie luki płacowej czy przygotowanie informacji dla pracowników wymagają danych aktualnych, spójnych i bezpiecznie przechowywanych. To naturalny moment, w którym HR powinien przejść z ręcznie przygotowywanych plików do systemów zaprojektowanych do pracy z tak wrażliwymi informacjami – wskazuje Anna Voit, Wicedyrektor ds. Rozwoju Produktu MyBenefit, Benefit Systems.
Dane płacowe potrzebują bezpieczniejszego środowiska
Jednym z wyzwań związanych z transparentnością wynagrodzeń będzie początkowy nakład pracy. Firmy będą musiały uporządkować strukturę stanowisk, przypisać pracowników do odpowiednich ról i poziomów oraz przygotować dane niezbędne do oceny różnic płacowych. Z raportu Grant Thornton „Jawność wynagrodzeń w Polsce” wynika, że około 12% średnich i dużych przedsiębiorstw nie prowadziło dotąd procedury wartościowania stanowisk[1].
[1] Raport: Jawność wynagrodzeń w Polsce
Próba przetwarzania takiej skali informacji w arkuszach kalkulacyjnych może szybko stać się barierą operacyjną. Każdy eksport, kopia pliku, ręczna korekta lub przesłanie zestawienia do kolejnej osoby zwiększa ryzyko błędu, niespójności i utraty kontroli nad obiegiem danych. W przypadku informacji o wynagrodzeniach konsekwencje są szczególnie wrażliwe, bo dotyczą obszaru bezpośrednio wpływającego na zaufanie pracowników do pracodawcy[2],[3].
[2] Cost of a data breach 2025 | IBM
[3] 2026 Data Breach Investigations Report (DBIR) | Verizon
– Dane płacowe wymagają innego poziomu ostrożności niż zwykłe raporty operacyjne. Nie chodzi wyłącznie o zgodność z przepisami, ale o zaufanie pracowników i bezpieczeństwo organizacji. Dlatego coraz ważniejsze staje się ograniczanie ręcznego przetwarzania plików i liczby osób, które mają kontakt z pełnymi bazami danych. Zamknięty system, działający w wyizolowanym środowisku, pozwala lepiej kontrolować, kto ma dostęp do informacji, jak są one przetwarzane i w jaki sposób mogą być wykorzystywane do raportowania – podkreśla Anna Voit.
Automatyzacja zamiast ręcznej pracy na plikach
Taką architekturę rozwija Benefit Systems w ramach rozwiązań HR Tools. System opiera się na wyodrębnych instancjach, do których dostęp mają wyłącznie uprawnieni użytkownicy po stronie danej organizacji. Dzięki temu dane płacowe mogą być agregowane, aktualizowane, kategoryzowane, anonimizowane i raportowane w kontrolowanym środowisku, bez konieczności pracy na plikach krążących między zespołami. Z perspektywy HR, CIO, CISO czy CFO oznacza to większą przewidywalność procesu, lepszą kontrolę dostępu i ograniczenie części ryzyk związanych z ręcznym obrotem wrażliwymi informacjami. Jednocześnie automatyzacja pozwala zmniejszyć liczbę osób mających kontakt z pełnym zakresem danych oraz pracować na bardziej aktualnych informacjach niż w tradycyjnym modelu raportowania opartym na okresowych eksportach.
– Automatyzacja nie zastępuje roli HR, ale zdejmuje z niego najbardziej żmudną część pracy. Jeżeli system wspiera agregowanie danych i pozwala przygotować raport w oparciu o aktualne informacje, dział HR może skupić się na analizie, rekomendacjach i komunikacji z biznesem. To szczególnie istotne w sytuacji, w której nowe przepisy zwiększą częstotliwość raportowania oraz oczekiwania pracowników wobec przejrzystości danych – mówi Joanna Liksza, ekspertka MyBenefit w Benefit Systems oraz kierowniczka studiów podyplomowych Compensation & Benefits na Uczelni Łazarskiego.
HR Tools jako odpowiedź na nową skalę raportowania
Na rynku pojawiają się już rozwiązania, które pomagają firmom przejść od pracy na rozproszonych plikach do bardziej uporządkowanego środowiska danych. W ramach HR Tools rozwijanych przez Benefit Systems szczególne znaczenie ma m.in. Moduł Wynagrodzeń w Kafeterii MyBenefit.
Moduł Wynagrodzeń ma wspierać budowę nowoczesnego systemu wynagrodzeń opartego na kompetencjach, wynikach i obiektywnych kryteriach oceny pracy. Jego rolą jest ułatwienie analizy spójności, sprawiedliwości i konkurencyjności wynagrodzeń, a także wsparcie mapowania stanowisk, budowania ścieżek karier oraz definiowania jasnych kryteriów awansów i promocji.
Zamknięte środowisko IT nie oznacza przy tym braku elastyczności. Narzędzia tego typu mogą być dostosowywane do specyficznych wymagań organizacji i branż. Ma to znaczenie zwłaszcza tam, gdzie standardy bezpieczeństwa, zgodności i kontroli dostępu są szczególnie wysokie, np. w sektorze medycznym, finansowym czy w dużych organizacjach o rozproszonej strukturze.
Moduł Wynagrodzeń od MyBenefit docelowo będzie umożliwiał także automatyzację transferu danych z innych systemów – poprzez API i SFTP. Zaciągając automatycznie z systemów kadrowo-płacowych dane, takie jak wiek, płeć, datę urodzenia, zatrudnienia, rodzaj umowy czy stawkę wynagrodzenia.
Czy technologia może wzmocnić rolę HR?
– Transparentność wynagrodzeń jest wyzwaniem, ale może też wzmocnić pozycję HR w firmie. Organizacje, które potraktują ją wyłącznie jako obowiązek administracyjny, prawdopodobnie skupią się na minimalnej zgodności z przepisami. Te, które wykorzystują ten moment do uporządkowania danych, procesów i narzędzi, zyskają lepszą kontrolę nad polityką wynagrodzeń oraz mocniejsze podstawy do rozmowy z pracownikami i zarządem – podsumowuje Joanna Liksza.
Nowe otwarcie technologii w HR nie polega więc na narzucaniu firmom kolejnych systemów. Polega na pokazaniu, że przy rosnącej skali danych, nowych obowiązkach raportowych i coraz większej wrażliwości informacji kadrowych zamknięte, zautomatyzowane i elastyczne środowisko IT staje się naturalnym krokiem w rozwoju organizacji. W erze transparentności płac lepiej przygotowane mogą być te firmy, które będą potrafiły połączyć bezpieczeństwo danych, aktualność raportowania i dojrzałość komunikacji z pracownikami.
Agnieszka Bemowska-Niewiarowska
Benefit Systems od ponad 20 lat pozostaje liderem polskiego rynku świadczeń pozapłacowych oraz jednym z najważniejszych graczy w branży fitness w regionie. Spółka od lat wyznacza kierunki rozwoju rynku, tworząc nowoczesne rozwiązania, które wspierają dobrostan pracowników i promują aktywny styl życia. Flagowym produktem Benefit Systems jest Program MultiSport – najbardziej rozpoznawalny i najchętniej wybierany program sportowy w Polsce, zapewniający dostęp do tysięcy obiektów sportowych i rekreacyjnych. Silne portfolio Spółki uzupełniają platforma kafeteryjna MyBenefit oraz kompleksowy program wellbeingowy Multi.Life, tworzące unikalny ekosystem benefitów dla firm dbających o swoich pracowników. Benefit Systems dynamicznie rozwija swoją obecność także za granicą. Oferta sportowa Spółki jest dostępna w Czechach, na Słowacji, w Bułgarii, Chorwacji i Turcji, co umacnia jej pozycję jednego z kluczowych dostawców usług wellbeingowych w Europie Środkowo-Wschodniej. Grupa jest również ważnym operatorem klubów fitness na sześciu rynkach, a w Polsce odpowiada m.in. za dobrze znane sieci: Fabryka Formy, FitFabric oraz Zdrofit. Misją Benefit Systems jest inspirowanie do aktywności fizycznej i troska o zdrowie na każdym etapie życia. Dlatego Spółka prowadzi liczne inicjatywy edukacyjne i prozdrowotne dla dzieci, dorosłych i seniorów, m.in. poprzez Fundację MultiSport. Jej działania potwierdzają, że rola lidera to nie tylko skala, lecz także realny wpływ społeczny. Od 2018 roku Benefit Systems należy do prestiżowej społeczności B Corp, zrzeszającej firmy, które w biznesie kierują się najwyższymi standardami odpowiedzialności i zaangażowania społecznego. Więcej informacji na benefitsystems.pl oraz biuroprasowe.benefitsystems.pl.
