Został rok do wdrożenia transparentności wynagrodzeń. Czy organizacje zdążą się przygotować i co będzie należało do ich obowiązków?
7 czerwca 2026 roku to data graniczna, do której państwa UE mają przyjąć regulacje wewnętrzne wdrażające przepisy dotyczące transparentności wynagrodzeń. Organizacje będą miały obowiązek posiadania struktur wynagrodzenia, poziomów wynagrodzeń oraz progresji wynagrodzenia, czyli zasad podwyżek i awansów. Kryteria mają być obiektywne i neutralne płciowo, a system wynagrodzeń ma być przejrzysty. Eksperci alarmują: został tylko rok, a mediana gotowości polskich firm wynosi zaledwie 367 punktów na 2400 możliwych, jak wynika z badania realizowanego przez Uczelnię Łazarskiego. Jesteśmy na początku drogi, a czasu zostało coraz mniej. Co w praktyce powinny zrobić firmy, by sprostać nowym regulacjom?
Przygotowanie do wdrożenia unijnej Dyrektywy w sprawie transparentności wynagrodzeń to złożony proces, który zdaniem ekspertów będzie trudny dla wielu firm.
– Wdrożenie dyrektywy to nie tylko obowiązek administracyjny, ale konieczność reorganizacji systemów wynagradzania. To ogromne wyzwanie dla działów HR, wymagające stworzenia lub przeglądu struktur wynagrodzeń, wdrożenia przejrzystych zasad awansu i analizy luki płacowej – komentuje Joanna Liksza, ekspertka MyBenefit w Benefit Systems oraz kierowniczka studiów podyplomowych Compensation & Benefits na Uczelni Łazarskiego. – Jak wynika z przeprowadzonego przez nas badania „Trendy 2025 - Transparentność Wynagrodzeń”, 4 na 5 firm w Polsce jest dopiero na początkowym etapie przygotowań do wdrożenia transparentności wynagrodzeń. Co piąta organizacja przyznaje wprost, że brakuje jej podstawowej wiedzy w zakresie zarządzania wynagrodzeniami.
Od czego firmy powinny zacząć?
– Pierwszym krokiem jest przegląd stanowisk w organizacji, regulaminów i analiza struktury zatrudnienia. Kolejnym działaniem jest budowa struktur wynagrodzenia, czyli wycena stanowisk na bazie czterech wskazanych przez Dyrektywę kryteriów, czyli z uwzględnieniem umiejętności, w tym umiejętności miękkich, odpowiedzialności, wysiłku oraz warunków pracy – wyjaśnia Joanna Liksza.
Jak zauważa ekspertka, wprowadzenie nowych regulacji to również moment próby dla komunikacji wewnętrznej w organizacjach: – Pracownicy będą mieć prawo do informacji na temat poziomu ich wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia, w podziale na płeć, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości, jak ich praca. Pracodawcy mają obowiązek zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kryteriów wyceny stanowisk, ustalania poziomów wynagrodzenia i określania progresji wynagrodzenia. Zespoły HR muszą być przygotowane nie tylko na zebranie i analizę danych, ale także na udzielanie jasnych, rzeczowych odpowiedzi.
Fakty i mity związane z transparentnością wynagrodzeń
Wokół dyrektywy narosło wiele nieporozumień, które mogą budzić niepotrzebny niepokój zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. Jednym z najczęstszych jest przekonanie, że firmy będą zobowiązane do ujawniania indywidualnych wynagrodzeń.
– To nieprawda. Celem regulacji jest zapewnienie równości wynagrodzeń, a nie publikacja listy płac. Pracownicy uzyskają dostęp do widełek wynagrodzeń i poznają kryteria wyceny stanowisk. Inny mit dotyczy zakresu obowiązywania przepisów – choć raportowanie luki płacowej dotyczyć będzie firm zatrudniających ponad 100 pracowników, to transparentność zasad wynagradzania obejmie wszystkie organizacje. Transparentność nie oznacza również końca negocjacji płacowych – nadal będą one możliwe, ale w ramach jasno określonych struktur i widełek – komentuje Joanna Liksza.
Z badania wspomnianego wcześniej wynika, że brak odpowiednich narzędzi to dziś jedna z głównych barier dla firm przygotowujących się do wdrożenia Dyrektywy. Na rynku nie ma systemów, które w pełni spełniają wymagania Dyrektywy, gdyż brak jest regulacji krajowych, które definiują te oczekiwania. Obecnie 49 proc. organizacji postrzega brak systemów informatycznych do realizacji obowiązków związanych Dyrektywą, za jedną z głównych barier we wdrożeniu transparentności. 61 proc. organizacji wskazuje, że zapewnienie narzędzi i metod do oceny stanowisk ułatwiłoby proces wdrożenia Dyrektywy. Pomocne byłoby też zapewnienie narzędzi i metod do kalkulacji luki płacowej (59 proc.).
– Przygotowanie do wdrożenia dyrektywy to czasochłonny proces, który wymaga zaangażowania zespołów HR oraz odpowiednich narzędzi informatycznych – podkreśla Joanna Liksza. – Jeśli firmy chcą przejść przez ten etap sprawnie i bez ryzyka poślizgów, muszą rozpocząć działania już teraz. Opóźnienia w przygotowaniach do wdrożenia dyrektywy mogą skutkować nie tylko organizacyjnym chaosem, ale także realnymi konsekwencjami prawnymi. Warto wykorzystać okres letni do uporządkowania stanowisk i budowy struktur wynagrodzenia w oparciu o kryteria określone w Dyrektywie. Należy też przeprowadzić przegląd benefitów i innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Dyrektywa definiuje wynagrodzenia szeroko i lukę placową będziemy liczyć nie tylko na wynagrodzeniach, ale także benefitach i świadczeniach, tzw. składnikach uzupełniających i zmiennych.
Rynek benefitów pozapłacowych dostrzega te wyzwania i już dziś tworzy rozwiązania, które mają wspierać firmy w procesie wdrażania przejrzystości wynagrodzeń. Benefit Systems, lider benefitów pozapłacowych i dostawca karty MultiSport, już prowadzi testy Modułu Wynagrodzeń - narzędzia HR dostępnego w ramach platformy MyBenefit, które ma wspierać firmy w dostosowaniu się do nowych wymogów związanych z transparentnością wynagrodzeń.
– Twórcy benefitów pracowniczych dostrzegają potrzeby działów HR i tworzą rozwiązania cyfrowe, które mają usprawnić ich pracę – tzw. HR Tools. Optymalizacja pracy tych zespołów w zakresie zadań administracyjnych, a w tej kategorii możemy ulokować także procedurę przejrzystości wynagrodzeń, daje większą przestrzeń specjalistom HR na inne strategiczne działania – takie jak opiekowanie rozwoju pracowników czy pozyskiwanie talentów. Gotowe systemy pomagają działom HR krok po kroku dostosować się do wymagań, eliminując jedną z głównych przeszkód – brak wiedzy na temat organizacji tego procesu – mówi Paweł Kornosz, Dyrektor Zarządzający ds. Platform Kafeteryjnych w Benefit Systems. – W skończonym niedawno pilotażu, firmy współpracujące z nami testowały takie funkcjonalności jak panel z kluczowymi danymi o strukturze zatrudnienia i luki płacowej, mapa stanowisk, analiza składników wynagrodzenia i ich porównanie z rynkiem, gotowe raporty spójności, sprawiedliwości i konkurencyjności płac.
Transparentność sprzyja konkurencyjności
Według badania przeprowadzonego przez No Fluff Jobs, aż 91 proc. Polaków woli aplikować na oferty zawierające informacje o zakresie wynagrodzeń. W grupie wiekowej 18–24 lata odsetek ten wynosi aż 97 proc. Co więcej, prawie połowa badanych (46 proc.) nie ma zaufania do pracodawców, którzy nie podają zakresów wynagrodzeń w ogłoszeniach o pracy. [1]
– Potrzeba transparentności przestaje być wyłącznie regulacyjnym wymogiem – staje się rynkowym standardem, kształtowanym przez oczekiwania kandydatów i pracowników. W obliczu nadchodzących zmian, organizacje, które już dziś inwestują w odpowiednie narzędzia i procesy, zyskują nie tylko przewagę konkurencyjną w rekrutacji, ale przede wszystkim budują zaufanie pracowników i trwałą kulturę otwartości i transparentności – podsumowuje Joanna Liksza.
W odpowiedzi na rosnące wyzwania związane z wdrożeniem transparentności wynagrodzeń, Klub Compensation & Benefits pod kierownictwem Joanny Liksza przygotował specjalistyczne materiały, które mogą znacząco ułatwić firmom ten proces. Wśród nich znajdują się m.in. Podręcznik „Architektura Stanowisk – Jak przygotować organizację do wdrożenia transparentności wynagrodzeń?” oraz podręcznik „Jawność płac – Nowa era w wynagrodzeniach”. Oba materiały dostępne są do pobrania za darmo i stanowią cenne wsparcie dla zespołów HR i kadry zarządzającej.
[1] https://nofluffjobs.com/pl/log/hr-w-it/ogloszenia-o-prace-z-podanym-zakresem-wynagrodzen-widelki/
Sandra Dobrowolska
Benefit Systems działa na polskim rynku od ponad dwóch dekad i należy do liderów w dostarczaniu benefitów pozapłacowych, które wspierają dobrostan pracowników. Spółka jest twórcą Programu MultiSport, który umożliwia podejmowanie aktywności fizycznej w obiektach sportowych w całym kraju. W portfolio Benefit Systems jest także platforma kafeteryjna MyBenefit oraz program wellbeingowy Multi.Life. Od kilku lat oferta sportowa Spółki jest rozwijana na rynkach zagranicznych, m.in. w Czechach, na Słowacji, w Bułgarii i w Chorwacji. Grupa Benefit Systems jest także operatorem klubów fitness na sześciu rynkach (w Polsce odpowiada m.in. za sieci: Fabryka Formy, FitFabric, Fitness Academy, My Fitness Place, Total Fitness i Zdrofit). Ważnym obszarem działań Benefit Systems jest promowanie aktywnego stylu życia na każdym jego etapie, dlatego Spółka realizuje inicjatywy wspierające aktywność fizyczną dzieci, dorosłych oraz seniorów. Cele te realizowane są m.in. przez Fundację MultiSport. Od 2018 roku Benefit Systems jest częścią globalnej inicjatywy B Corp, zrzeszającej spółki działające i angażujące się w rozwiązywanie najważniejszych problemów społecznych. Więcej informacji o firmie można znaleźć na benefitsystems.pl.
